Feedback
De onderstroom van feedback (deel 2)
Eerder schreef ik op LinkedIn over de onderstroom van feedback. In dat artikel gaf ik een drietal redenen waarom het geven van feedback moeizaam van de grond komt of halfslachtig wordt gecommuniceerd. Ik noemde: het ontbreken van een (collectieve) feedback-mindset, gebrekkige eigenwaarde en groepsdruk. En er zijn in de praktijk meer ‘onzichtbare’ krachten. Laat ik er weer drie noemen:
• Dubbelzinnige transacties
• Gebrekkig eigenaarschap
• Afwezigheid van geloofwaardig voorbeeldgedrag
Dubbelzinnige transacties
Wat is de bedoeling van feedback? Wat mij betreft gaat bij het aanspreken op gedrag of prestaties over het leren van elkaar bij zakelijke en persoonlijke verschillen. We zijn in organisaties afhankelijkheid van elkaar. Voor productiviteit, kwaliteit en dienstverlening en ook voor waardering, erkenning en acceptatie. Deze zakelijke en emotionele ‘transacties’ worden bij het geven of ontvangen van feedback door veel mensen nog wel eens (onbewust) door elkaar gehaald.
Gebrekkig eigenaarschap
Wie voelt zich niet alleen verantwoordelijk voor zijn of haar rol en taken maar omarmt die ook? Verantwoordelijkheid met passie! JIJ bent jouw rol en taken en je ademt de doelen van de organisatie. Mensen die oprecht gecommiteerd zijn met hun werk en de gezamenlijke ambities in hun vezels voelen zullen feedback geven. Deze mate ven eigenaarschap is onontbeerlijk voor het geven van feedback en staat bij veel organisaties nog in de kinderschoenen.
Afwezigheid van geloofwaardig voorbeeldgedrag
Voorbeeldgedrag is een collectieve zaak én wordt effectief als mensen met een hoge ranking in de organisatie het doen. Wanneer ‘hooggeplaatste’ personen geloofwaardig laten zien dat feedback in hun setting vanzelfsprekend is zullen de ‘laaggeplaatsten’ dit gaan overnemen. Ranking verwijst naar een (vaak onzichtbare) onderlinge ordening tussen mensen. Iedereen heeft een status, formeel en informeel, en de positie van iemand zegt veel over de geloofwaardigheid en effectiviteit van feedback. Voorbeeldgedrag van mensen met een hoge status is dus effectiever dan die met een lage. Wanner het goede voorbeeld van feedback achterwege blijft zal het niet (goed) van de grond komen.
Tips voor geloofwaardige feedback
Kijkend naar de in de vorige bijdrage genoemde aandachtspunten en ook die hier genoemd zijn is er dus een extra motivatie om meer aandacht te besteden aan de onderstroom van feedback. Of te wel, aan de onzichtbare krachten die er voor zorgen dat we zeggen dat het belangrijk is maar we het vervolgens niet of beperkt praktiseren. Laten we beginnen met eigenaarschap. Verantwoordelijkheid met passie. Sleutelbegrip hierbij is autonomie. Meer zeggenschap en vrijheid van handelen voor mensen en teams. Dit kan een vorm van zelfsturing zijn maar ook het weghalen van belemmeringen voor autonomie maakt al een groot verschil.
Wanneer de zakelijke en emotionele transacties door elkaar lopen kan het goed zijn om meer aandacht te vestigen op de emotionele behoeftes van mensen. Creëer een vertrouwelijk platform om in kleine groepen met elkaar te spreken over ‘erbij horen’ ‘aardig gevonden worden’ en ‘gewaardeerd worden’. Daarnaast is het goed om te investeren in het internaliseren van de kernwaarden, ambities en de doelen van de organisatie en die ook onderdeel uit te laten maken van het feedbackproces. Met deze twee trajecten worden de transacties zichtbaarder en kunnen die los van elkaar een plek krijgen.
Voorbeeldgedrag door ranking heeft zo zijn eigen dynamiek. Om een lang verhaal kort te maken; laat de directie geloofwaardig beginnen en feedback sijpelt de organisatie in als bij een piramide van champagneglazen. Dit vraag om een veilige setting en transparantie. Mensen moeten zich vrij voelen van groepsdruk en ‘oude koeien’. Ten tweede is er de formele verantwoordingssystematiek die normale feedback in de weg staat. Stop met het beoordelingsgesprek. Stop met het opzouten van feedback en maak er een dagelijkse routine van.
Training
Onder de noemer “De onderstroom van feedback” heeft CJCONSULT een in-company training ontwikkeld. Wil jij effectiever worden bij het geven en ontvangen van feedback? Vraag naar de mogelijkheden via het contactformulier.